Come incrementare il fatturato del tuo centro organizzando un open-day di successo

1.  Identificare l’obiettivo dell’open-day

La prima scelta da fare è determinare qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere nell’organizzare una giornata di open-day. Voglio lanciare un nuovo servizio/prodotto? Voglio raggiungere nuovi clienti? Voglio fidelizzare la mia clientela attuale? Quanti partecipanti voglio coinvolgere? Ognuno di questi obiettivi richiede una gestione diversa delle attività necessarie a rendere la nostra giornata open-day un evento di successo. L’obiettivo deve essere chiaro fin dall’inizio ed è necessario definirlo anche dal punto di vista quantitativo, definirne le variabili da misurare e le varie attività necessarie, per poter poi analizzarne l’efficacia e, eventualemente, apportare i dovuti correttivi per l’organizzazione di successivi open-day.

2. Organizzazione degli aspetti logistici

È necessario scegliere con accuratezza una giusta data/ora per l’open-day. È consigliabile selezionare una data non troppo vicina rispetto all’avvio dell’organizzazione dell’open-day in modo da poter avere il tempo per gestire bene tutte le attività necessarie e, contestualmente, dare il giusto tempo alla clientela di organizzarsi. Consigliamo di fissare una data ad almeno 45 giorni dall’inizio della comunicazione. Anche la fascia oraria è importante. Cercate di scegliere un orario abbastanza ampio in modo da poter permettere a tutti di poter partecipare all’evento in base alle diverse esigenze. Giornata intera e senza pause è quello che consigliamo. Pensate poi al vostro centro, come poterlo allestire per l’evento; sarà una giornata importante e tutto deve essere perfetto: luci, aree di intrattenimento, ma pensate anche a uno spazio “riservato” per poter gestire le trattative commerciali per la sottoscrizione dei pacchetti offerti.

3. Pianificazione della strategia commerciale

Definite con precisione tutte le promozioni che presenterete alla clientela nella giornata open-day. Ad esempio, se state lanciando per la prima volta un nuovo servizio/prodotto, definite il prezzo di listino ufficiale e, sulla base di questo, identificate una scontistica appetibile riservata ai clienti che acquisteranno il servizio/prodotto in quella giornata. Molto efficace in questo senso può essere proporre dei pacchetti che garantiscano un maggiore sconto al cliente. Inoltre sarà importante essere pronti anche su eventuali altre promozioni legate ai servizi/prodotti già offerti o pacchetti combinati. Nessun cliente dovrà lasciare il centro senza aver ricevuto una proposta a lui dedicata.

4. Organizzazione della comunicazione

Preparate del materiale di comunicazione, e relativi strumenti, studiato per il target che volete raggiungere. Ad esempio se il mio obiettivo è fidelizzare la mia clientela preparerò dei volantini/coupon da consegnare a tutti i clienti del centro man mano che effettueranno i loro trattamenti nel periodo precedente alla giornata di open-day (in questo caso potrebbero essere necessari anche due mesi di anticipo). Per raggiungere lo stesso obiettivo invierò dei messaggi WhatsApp personalizzati ai miei clienti, con un testo persuasivo, invitandoli all’evento, cercando di farli sentire importanti e comunicando una promozione “solo per te”. Non dimenticate poi l’aspetto social. Preparate dei post chiari mettendo ben in evidenza data e oggetto dell’open-day e la possibilità di una promo esclusiva. Non sottovalutate l’immagine grafica, considerate che gli utenti oggi ricevono centinaia di sollecitazioni giornaliere e lo “scrolling” è sempre più veloce. Abbiamo pochi secondi per rimanere impressi e catturare l’attenzione del nostro cliente target, quindi poco testo ma chiaro. Sponsorizzate i post sui social con delle campagne geolocalizzate nell’area che volete raggiungere. A volte un piccolo investimento può portare a un risultato inaspettato.

5. Definizione dell’agenda della giornata

Una volta iniziata la comunicazione, organizziamo la nostra agenda. Consideriamo il giusto tempo da dedicare per ogni cliente sia per la fase di presentazione del servizio/prodotto sia, di fondamentale importanza, per la fase commerciale. In base al servizio/prodotto offerto potrebbero essere necesari dai 30 ai 45 minuti a cliente. Se abbiamo invitato con dei messaggi diretti dei clienti attivi che non ci hanno ancora dato un feedback, ricordiamo loro che siamo in attesa di una loro risposta. Facciamo riferimento sempre al fatto che i posti sono limitati e ci farebbe piacere averli nostri ospiti visto che sono già nostri clienti e abbiamo lasciato loro una via privilegiata per partecipare all’evento. Prima della giornata open-day ricontattiamo e confermiamo tutti gli appuntamenti presi. Ricordiamo sempre che c’è un tasso di caduta naturale degli appuntamenti in questo tipo di attività. Quindi, se il nostro obiettivo è avere 10 partecipanti dovrò necessariamente avere 13-14 adesioni. Eventualmente pensiamo di stilare una lista d’attesa per inserire clienti in caso di eventuali disdette. Ma non facciamo overbooking eccessivo, se non riusciamo a gestire i tempi di attesa o questa dovesse essere eccessiva potrebbe lasciare una sensazione di inefficienza e disorganizzazione e farci raggiungere un risultato opposto a quello desiderato.

6. Durante l’open-day

Durante l’open-day è importante che tutto il personale del centro sia professionale e entusiasta. Fuori dalla cabina intratteniamo i nostri clienti, prepariamo un piccolo aperitivo, raccontiamo il nostro centro e i nostri servizi. Raccontiamo anche dei progetti futuri, delle attività che stiamo preparando per offrire loro un servizio sempre migliore. Facciamo trasparire la nostra competenza e le nostre capacità. In cabina, gestiamo il nostro cliente con empatia e gentilezza. Comunichiamo i plus del servizio/prodotto che sta testando e evidenziamo come e cosa potrebbe aiutarlo nel gestire eventuali inestetismi. Non parliamo mai di prezzi, evitiamo una comunicazione con termini come problema, disagio, costo, ricordiamoci che in quel momento dobbiamo far innamorare il nostro cliente che deve uscire dalla cabina entusiasta. Qualora ci si appoggi a una tecnica esterna, è molto importante che il cliente percepisca la figura professionale della tecnica che eseguirà o presenterà efficacemente il servizio/prodotto ben distinta dalle figure professionali abitualmente presenti nel centro; a questo scopo è fondamentale che l’organizzatrice dell’evento e/o il personale sia sempre presente e coinvolto con ogni cliente nelle diverse fasi della giornata, al fine di costruire fin da subito un solido raporto tra cliente e centro.

7. La gestione della fase commerciale

È importante seguire in prima persona la fase commerciale, far sentire a proprio agio il cliente. Rinforziamo il lavoro fatto in cabina chiedendo al cliente le sue sensazioni, cosa ha percepito, com’ è stato il trattamento.

Lavoriamo a livello comunicativo sugli aspetti positivi e spingiamolo a dare risposte come “mi sono trovato bene”, “è stato piacevole”, etc.

Solo a questo punto proponiamo la nostra promozione a lui dedicata.

Qualora il cliente avesse comunque dubbi o volesse pensarci lasciamo sempre un coupon/preventivo con l’offerta dedicata e una data di scadenza. Comunichiamogli che lo ricontatteremo per avere il suo feedback definitivo.

8. Tiriamo le somme

Il giorno successivo al nostro evento troviamo il tempo di analizzare tutte le attività, i risultati di ciascuna di esse e stiliamo una lista di cosa è andato bene, eventualemente cosa va migliorato e quali possono essere le azioni correttive.

Questi sono gli step e le attività che suggeriamo per aumentare il fatturato del tuo centro organizzando degli open-day efficaci.

Se vuoi approfondire i temi puoi contattare il nostro servizio clienti al numero 327.6849352