Come organizzare al meglio la tua giornata lavorativa: l’agenda

Giugno 15, 2023

Come organizzare al meglio la tua giornata lavorativa?

Nella nostra attività quotidiana la gestione dei nostri appuntamenti professionali riveste sempre un ruolo chiave.

Capita di sovente di aver dimenticato un appuntamento, aver sbagliato un nome, aver segnato un appuntamento in agenda che poi in realtà era programmato in un altro giorno o in un’altra fascia oraria.

Quando accade ciò possono verficarsi situazioni incresciose per il nostro cliente, costretto a un’attesa non prevista a causa del nostro “overbooking”, o, peggio ancora, un buco nella nostra agenda con conseguente perdita di fatturato.

Non dobbiamo mai sottovalutare la presa dell’appuntamento. Per quanto possa essere un’attività che potrebbe interrompere ciò che stiamo facendo dobbiamo prestare la massima attenzione, altrimenti perdiamo fatturato, si creano momenti vuoti, diminuisce la soddisfazione dei collaboratori.

Una cabina vuota, per una disdetta o un errore nella nostra gestione è sempre un danno grave.

Come evitare quindi questa situazione?

Esistono metodi o strumenti che possono tornarci utili nell’organizzare la nostra giornata lavorativa e renderci più efficaci?

Vediamo alcuni suggerimenti utili:

Il cliente non si presenta all’appuntamento fissato: come evitarlo. Può capitare che una cliente dimentichi il suo appuntamento. Innanzi tutto può essere utile avere un sistema di registrazione dei clienti più “complicati” da gestire. Segnare chi in passato non si è presentato all’appuntamento senza avvisare può essere un buon punto di partenza, per iniziare proprio da loro la nostra attività di reminder. Cerchiamo quindi di confermare sempre tutti inostri appuntamenti 24 ore prima, non la mattina stessa del giorno programmato, ne la sera prima. In questo modo ci terremo un’area cuscinetto per poter rimediare, fissare un nuovo appuntamento e evitare la perdita di fatturato. Per il nostro reminder utilizziamo tutti gli strumenti a disposizione telefonata, SMS, WhatsApp (preferibilmente usiamo lo stesso canale con cui è arrivata la prenotazione, perché probabilmente è un canale che il nostro cliente è abituato a utilizzare e monitorare).
Il cliente arriva all’appuntamento ma chiede di avere un servizio diverso o aggiuntivo rispetto a quello fissato in appuntamento: come gestirlo. A volte il nostro cliente, sicuro del suo appuntamento, si presenta e ci chiede servizi aggiuntivi, un trattamento diverso e più lungo rispetto a quanto programmato. Per evitare ciò è importante la fase di consulenza iniziale: capire quali possono essere le esigenze del nostro cliente e trovare con lui il percorso migliore. È in questa fase che riusciamo, da una parte a aumentare il nostro scontrino medio inserendo nuovi prodotti/servizi, dall’altra riuscire a determinare la nostra programmazione giornaliera. Importante poi anche che nella fase di presa appuntamento ci sia chiarezza ricordando al cliente quello che andremo a fare e la durata stessa dell’appuntamento. Il nostro centro dovrà essere un perfetto gioco di incastri per limitare il più possibile buchi e perdite di fatturato.
Massimizziamo il fatturato organizzando appuntamenti settimanali per i clienti fidelizzati. I clienti fidelizzati sono quelli che ci garantiscono una costanza di appuntamenti e di conseguenza di fatturato nel tempo. Proprio per la loro importanza per la nostra attività è sempre meglio programmare e bloccare in anticipo tutti i loro appuntamenti. Non riuscire a offrire il nostro servizio a un cliente fidelizzato rischia seriamente di farci perdere la loro fiducia e farli allontanare dal nostro centro. Sono i clienti con le esigenze maggiori e diverse e soprattutto nei periodi di alta richiesta (in prossimità di festività e ricorrenze. In questo modo annulliamo il rischio di accavallare degli appuntamenti ma soprattutto riusciamo a dare a tutti lo stesso tempo e la giusta priorità.
Evitiamo ritardi dovuti alla mancata organizzazione. Sappiamo che il nostro obiettivo è non far accumulare minuti preziosi. Evitare di allungare gli appuntamenti ci consentirà di non dover spostarne altri ne far attendere inutilmente i clienti nel nostro centro. Pianifichiamo per tempo tutti i tempi necessari per ogni appuntamento: accoglienza, consulenza iniziale (maggiore per i nuovi clienti), preparazione, tempo di trattamento, definizione del prossimo appuntamento e saluti finali.
poi i nostri collaboratori in funzione della tipologia di appuntamento: se abbiamo dei collaboratori più veloci di altri assegnamo a loro i trattamenti più complessi e lunghi, o servizi che sono in ritardo rispetto alla programmazione.
Gestiamo al meglio le informazioni sui clienti. Prepariamo in anticipo le schede clienti degli appuntamenti della giornata con tutte le informazioni necessarie e diamo l’opportunità ai nostri collaboratori di prenderne visione in anticipo. Importante avere anche lo storico in modo da poter essere preparati.
Utilizziamo strumenti informatici e digitali. Al fine di ottimizzare e velocizzare l’inserimento delle informazioni sui clienti, la gestione dell’agenda e la presa appuntamenti, è possibile utilizzare un gestionale/software. Le agende elettroniche per centri estetici sono abbastanza diffuse e molto intuitive nel loro utilizzo. Ne esistono anche di versioni più complesse e collegabili ai vari sistemi aziendali (dal CRM alla messaggistica WhatsApp). Il loro utilizzo, nonostante all’inizio possa sembrare complicare la nostra operatività, una volta che si è preso dimestichezza con il sistema diventa uno strumento imprescindibile per la corretta gestione degli appuntamenti e aumentare il nostro fatturato.